Papan Bunga untuk Acara Kedinasan dan Korporat

Mengirim papan bunga ke acara kedinasan berbeda dari mengirim ke pembukaan kafe. Bukan karena bunganya berbeda, tapi karena ada tata cara yang tidak tertulis di mana pun, dan orang biasanya baru tahu setelah keliru sekali.

Tulisan ini merangkum hal-hal yang paling sering ditanyakan pelanggan korporat kami — terutama yang baru pertama kali menangani kiriman ke instansi pemerintah.

Siapa yang pantas dicantumkan sebagai pengirim

Untuk acara kedinasan, nama pengirim membawa bobot yang lebih besar daripada di acara umum. Ada beberapa lapisan yang perlu dipikirkan:

Atas nama perusahaan. Ini yang paling umum dan paling aman. Gunakan nama badan hukum lengkap. Kalau perusahaan Anda lebih dikenal dengan nama merek daripada nama badan hukum, cantumkan keduanya: nama merek besar, nama badan hukum di bawahnya lebih kecil.

Atas nama pimpinan perusahaan. Dipakai bila hubungannya bersifat personal antara pimpinan Anda dengan pejabat yang bersangkutan. Cantumkan nama beserta jabatan di perusahaan, supaya penerima tahu konteksnya.

Atas nama asosiasi atau kelompok. Untuk acara besar, sering lebih pantas mengirim satu papan atas nama asosiasi daripada masing-masing anggota mengirim sendiri-sendiri. Ini juga menghindari halaman acara penuh papan dari perusahaan yang saling bersaing.

Jangan mengirim lebih dari satu

Satu papan dari satu pengirim. Mengirim tiga papan sekaligus atas nama perusahaan yang sama tidak membuat kesannya tiga kali lebih baik — di lingkungan kedinasan, itu justru terbaca sebagai berlebihan, dan pada acara tertentu bisa dianggap kurang pantas.

Kalau Anda ingin memberi kesan lebih besar, jalannya adalah papan yang lebih baik, bukan lebih banyak: ukuran yang lebih besar, kepadatan bunga yang lebih tinggi, desain yang lebih rapi.

Ukuran: pertimbangkan siapa lagi yang mengirim

Di acara pelantikan atau peresmian tingkat provinsi, papan bunga bisa berjumlah puluhan, dan yang mengirim mencakup instansi vertikal, mitra kerja, sampai organisasi kemasyarakatan.

Dalam situasi seperti itu, ukuran papan Anda sebaiknya setara dengan pengirim yang posisinya sepadan — bukan yang paling besar, dan bukan yang paling kecil. Papan yang jauh lebih besar dari milik instansi yang lebih tinggi bisa terbaca kurang pas.

Kalau Anda tidak tahu siapa saja yang akan mengirim, ukuran menengah dengan desain yang rapi adalah pilihan yang jarang keliru.

Warna: mengikuti sifat acara

Acara kedinasan punya nuansa warna yang cenderung lebih terkendali daripada acara komersial:

• Pelantikan dan serah terima jabatan — kuning, putih, dan hijau adalah kombinasi yang paling sering dipakai. Terlihat resmi tanpa mencolok.
• Peresmian gedung atau fasilitas — lebih longgar; merah dan oranye bisa dipakai untuk memberi kesan meriah.
• Hari jadi instansi — bila instansi punya warna korporat, memakainya menunjukkan perhatian pada detail.
• Duka cita — putih dan krem. Tanpa pengecualian, kecuali keluarga meminta lain.

Untuk acara di lingkungan militer atau kepolisian, sebaiknya tanyakan dulu apakah ada ketentuan warna atau format tertentu. Beberapa satuan punya kebiasaan yang cukup spesifik.

Waktu pengiriman: lebih awal dari yang Anda kira

Acara kedinasan hampir selalu dimulai tepat waktu, dan tamu penting datang lebih awal. Papan yang tiba saat acara sudah berjalan kehilangan sebagian besar fungsinya — tidak terlihat oleh orang-orang yang seharusnya melihatnya.

Patokan yang kami pakai untuk acara kedinasan:

• Papan terpasang minimal 3 jam sebelum acara. Lebih longgar daripada acara komersial karena akses ke gedung pemerintahan sering butuh waktu.
• Untuk acara pagi, pasang malam sebelumnya bila pihak penyelenggara mengizinkan penitipan.
• Konfirmasi dulu ke penyelenggara apakah ada jam pemasangan yang ditentukan. Banyak gedung pemerintahan hanya membuka akses pada jam tertentu.

Akses lokasi: bagian yang paling sering menghambat

Gedung pemerintahan, markas satuan, dan gedung dengan pengamanan ketat punya prosedur masuk yang tidak bisa dilewati kurir biasa. Yang membantu:

1. Nama dan nomor petugas yang bisa dihubungi di lokasi. Ini yang paling menentukan. Kurir yang sampai di gerbang tanpa kontak sering ditolak masuk.
2. Sebutkan gerbang mana yang dipakai untuk pengiriman barang — sering berbeda dari pintu tamu.
3. Untuk acara dengan tamu setingkat menteri atau kepala daerah, biasanya ada pembatasan waktu masuk kendaraan. Tanyakan batas jamnya kepada penyelenggara.
4. Beberapa lokasi mensyaratkan pendaftaran kendaraan sebelumnya. Kalau demikian, kami butuh diberi tahu paling lambat sehari sebelumnya untuk menyiapkan datanya.

Setelah acara

Papan bunga di acara kedinasan biasanya dibongkar pada hari yang sama atau keesokan harinya, tergantung ketentuan gedung. Rangka tripod diambil kembali oleh florist.

Satu hal yang layak dipertimbangkan: bila acaranya berlangsung beberapa hari — pameran, rangkaian peringatan — tanyakan apakah papan perlu diperbarui bunganya di tengah rangkaian. Untuk acara tiga hari ke atas, penggantian di hari kedua membuat papan tetap terlihat segar sampai penutupan.